暮らし

重要書類の管理方法

結婚したことで、個人の書類だけでなく二人ともに関係する書類が増えたのを機に、重要書類の完治方法について考え直すことにしました。

取扱説明書や保証書の管理方法も変えたので、あわせてご覧ください。⇨取り扱い説明書・保証書は全捨てでOK?我が家の管理方法

そもそも我が家の重要書類って?

公的なもの、年末調整や確定申告に必要になるもの、証明書となるものなどです。

これらを、「一時的に保管」「5年保管した後に処分」「項目ごとに保管」に分けて保管することにしています。

重要書類を分類して保管する

一時的に保管

「重要かも?」と思った書類は、用意してある箱にぽいっと投げ入れ収納。

普段は機械的に入れていき、年末調整が近づいてきたころと、年度末に整理します。

次のように分けて、箱の中を空にします。

  • 5年保管するもの
  • 項目ごとに保管するもの
  • 今すぐ処分するもの

サイズが良いので、ルピシアのブックオブティーが入っている箱を再利用しています。

ファイルタイプより入れやすいので、重宝しています。

5年保管した後に処分

いつかは捨ててもいいだろうけど、ちょっと捨てにくいものをポケットタイプのファイルに入れて保管しています。

我が家の保管期限は5年。

ここに分類された書類を見返すことは無いに等しいですが、過去に一度だけ書類を引っ張り出して確認しないといけなくなって、残しておいて良かったと思いました。

1冊のファイルで人別×年別に管理しています。

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項目ごとに保管

資格の証明書とか、ずっと保管しておく必要がある書類を、項目ごとに保管しています。

重要書類の中でも一番見返す機会が多いため、取り出してすぐに見つかるようにしています。

同棲当初、重要書類を適当に管理している夫が心配になって、自分と同じファイルを渡したことを覚えています。

項目ごとに保管する対象が地味に増え続けるので、リング式のファイルにして二人分一括で保管しようかと考えています。

頻繁ではないけれど大事な作業

日常生活で頻繁に重要書類が必要な場面はありませんが、必要なときにサッと出せたり、閲覧できたりしておくことは大切だと思います。

いざというとき困らないためにも、普段から仕組みづくりをしておきたいものです。

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